Pemilihan Lokasi Terbaik
Event yang baik tergantung pada pemilihan lokasi dan tempat. Tempat penyelenggaraan event bisa berupa stadion yang dibangun secara khusus hingga garasi yang tidak terpakai, sebuah museum, atau sebuah hutan yang telah dibersihkan.Kunjungan terhadap lokasi/tempat harus dilakukan bersamaan dengan perancangan event. Pemilihan tempat tidak cukup mengandalkan pengalaman sebelumnya, namun tetap harus dilakukan kunjungan ulang untuk lebih memastikan kondisi aktual. Manajer Event dapat menggunakan internet, majalah dan kontak jaringan untuk menyaring alternatif tempat berpeluang untuk digunakan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi adalah :
- Transportasi
- Jarak dari bandara ke hotel
- Ketersediaan tempat parkir
- Kemudahan akses ke dan dari tempat lain yang berkaitan
- Ukuran ruangan
- Kapasitas ruang
- Pintu masuk dan pintu keluar
- Akses internal
- Daya listrik
- Fasilitas
Peluang dan Hambatan Pemilihan Lokasi
- Fisik
Hambatan fisik (misalnya jalan pintu masuk, tiang dan pancang, kapasitas daya tampung dari lantai atau panggung) merupakan hambatan yang paling jelas terlihat. Hambatan ini biasanya dijumpai pada acara pameran besar atau berbagai event di luar ruangan.
- Legal
Mencakup aspek hukum berupa perijinan kegiatan dan berkaitan dengan stakeholder tertentu, misalnya Pemerintah setempat, kepolisian setempat dan sebagainya.
- Sejarah
Sejarah tempat event dapat mempengaruhi apa yang akan terjadi selama penyelenggaraan berlangsung.
- Etika
Apakah tempat yang dipilih sudah sesuai untuk event ?
- Lokasi
Apakah lokasi ini ?
Apakah layanan darurat sudah tersedia di lokasi ini
Apakah ada fasilitas transportasi dan tempat parkir
- Lingkungan
Hambatan-hambatan lingkungan semakin menjadi perhatian dan pantas untuk dipertimbangkan secara khusus.
Hal yang sangat penting yang diperhatikan oleh perencana event internasional adalah pengecekan menyeluruh terhadap situasi politik di masa depan di luar negeri.
Hal lain yang terpenting dalam penentuan lokasi event adalah pembuatan peta lokasi event.
APA YANG PERLU DIMASUKKAN DALAM PETA LOKASI/TEMPAT
- Skala dan arah (utara)
- Daftar simbol-simbol yang digunakan dalam peta.
- Pintu masuk dan pintu keluar
- Jalan dan tempat parkir
- Pusat kegiatan administrasi
- Stan informasi
- Daerah tempt pertama pertama dan akses jalan darurat
- Daerah tempat anak tersesat
- Sumber air dan listrik
- Fasilitas ruang istirahat (toilet)
- Stan pasar dan makanan
- Tenda dan tempat beratap di depan gedung
- Daerah penyimpanan perlengkapan
- Daerah terlarang dan tempat-tempat berbahaya
- Ruang hijau
- Daerah pemeliharaan
- Jalan setapak
- Telepon
- Transfer dana elektronik, pusat kegiatan penjualan, dan ATM
- Daerah media
TANDA PETUNJUK YANG DIGUNAKAN DALAM EVENT
1. Arah, Tanda yang berhubungan dengan arah mencakup tanda petunjuk di luar tempat yang menunjuk pada lokasi event dan tanda di dalam tempat itu sendiri (Seperti, "Pendaftaran di sini")
2. Operasional, tanda petunjuk operasional mencakup tanda informasi dan peta (Seperti, anda berada di sini")
3. Hukum, tanda petunjuk sesuai hukum mencakup tanda-tanda yang diperlihatkan sesuai dengan peraturan hukum (misalnya "JALAN KELUAR JIKA TERJADI KEBAKARAN") juga tanda peringatan khusus seperti "LANTAI LICIN".
4. Fasilitas, tanda petunjuk fasilitas mencakup tanda identifikasi seperti "PINTU MASUK,""RUANG ISTIRAHAT", "TANGGA 5".
Demikianlah informasi yang dapat menambah pengetahuan bagi para perencana event. Semoga bermanfaat.
_________________
Sumber : CORPORATE EVENT MANAGEMENT "Seri Manajemen Event No. 3
